Die Herausforderung
Die US-Niederlassung eines weltweit agierenden deutschen Technologiekonzerns im Bereich Medizinprodukte stand vor der Aufgabe, ihre Prozesse bei laufendem Betrieb zu vereinheitlichen und zu standardisieren. Strenge Marktvorschriften erforderten dabei die Einhaltung von FDA, IEC 62304 und vielen anderen Normen.
Die Unternehmensstruktur war stark abteilungsorientiert, d. h. die Teams arbeiteten nur selten abteilungsübergreifend zusammen, und stimmten Schnittstellendokumente oder Übergabepunkte kaum untereinander ab. Die Qualität der Ergebnisse variierte stark; einige Entwicklungsschritte mussten mehrmals durchgeführt werden oder hingen von den beteiligten Personen ab. Die genannten Punkte führten zu deutlich höheren Entwicklungskosten im Vergleich zu anderen Wettbewerbern.
Es galt also, einen durchgängigen, abteilungsübergreifenden Prozessablauf zu realisieren, ohne gegen bestehende Vorschriften zu verstoßen.
Projektdauer
1 Jahr
Unser Ansatz
- Erstellung von SIPOC-Tabellen
- Import von SIPOCs in Stages
- Visualisierung von Prozessabläufen
- Einführung neuer, optimierter Prozesse
Gemeinsam mit den Experten von UL Solutions wurden die Prozesse in den einzelnen Abteilungen auf Basis der Lean-Six-Sigma-Methode „SIPOC“ (Supplier, Input, Process, Output, Customer) dokumentiert. Jede Abteilung erstellte eine Liste der gewünschten Eingangs- und Ausgangsprodukte mit den erforderlichen Prozessschritten. Die SIPOC-Tabellen wurden dann in unser Prozessmanagement-Tool Stages importiert. Mithilfe der Prozessvisualisierung in Stages wurden die Prozessabläufe automatisch dargestellt. Optimierungspotenziale, wie etwa überflüssige Ausgangsprodukte und Arbeitsschritte, nicht abgestimmte Arbeitsprodukte oder bessere Verantwortlichkeitsstrukturen, waren direkt ersichtlich.
Die neuen Prozessabläufe wurden in verschiedenen Workshops gemeinsam mit den Abteilungsleitern abgestimmt und optimiert. Dadurch erreichte der Kunde ein abteilungsübergreifendes Prozessverständnis und konnte seine Prozesse standardisieren und deutlich vereinfachen. Zusätzlich konnte die neue Prozesslandschaft durch die automatisch visualisierten Prozessketten in Stages schnell und einfach in den Entwicklungsteams eingeführt werden.
Vorteile
- Reduzierung der Prozesskomplexität um mehr als 30 %
- Nachhaltige Reduzierung der Fehlerquote in der Praxis
- Erfolgreiche Zertifizierung und Validierung von Produkten ermöglicht
Das Unternehmen konnte mit den Maßnahmen die Komplexität seiner Prozesse um rund ein Drittel reduzieren. Die Abteilungen arbeiten heute viel enger zusammen, die Fehlerquote in der Praxis ist deutlich zurückgegangen, und der Medizinproduktehersteller konnte seine Produkte problemlos in den USA zertifizieren lassen.
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